Organização de eventos científicos

O primeiro passo na organização de um evento científico é definir o tema central de interesse, feito isso, siga o check-list abaixo:

1. Nome do evento;

2. Data de realização;

3. Objetivos/Ementa/Justificativa;

4. Indicação de membros para as comissões executiva, científica, social, financeira, secretaria/infraestrutura e divulgação/comunicação/histórica. 

5. Captação de recursos financeiros para financiamento das despesas: Verificar a possibilidade de patrocínio. Elaborar uma planilha com os gastos do evento. Seguem as principais despesas de um evento científico:

Serviços de terceiros — Pessoa Jurídica, tais como:
a) passagens para palestrantes, conferencistas e organizadores do evento;
b) hospedagem, locomoção urbana e alimentação dos palestrantes, conferencistas e organizadores do evento;
c) revisão e publicação de anais;
d) confecção de material para divulgação do evento;
e) locação e/ou montagem de estrutura para o evento;
f) locação de equipamentos destinados ao evento, tais como computadores, projetor multimídia, telões;
g) contratação de serviços de tecnologia da informação;
h) contratação de serviços para registro do evento, tais como filmagem e fotografia;
i) contratação de serviços de tradução simultânea e para a Língua Brasileira de Sinais (Libras);
j) contratação de serviços administrativos para organização e logística do evento;
k) aquisição de material de escritório para uso relacionado ao evento;
l) fornecimento de lanche para intervalos curtos do evento (coffee break);

Serviços de terceiros — Pessoa Física, tais como:
a) pagamento de auxílio-diário ou diárias para palestrantes, conferencistas e organizadores do evento, conforme o caso;
b) contratação de serviços de tradução simultânea e para a Língua Brasileira de Sinais (Libras), pago diretamente ao tradutor;
c) contratação de serviços administrativos para organização e logística do evento;

Importante:

Sempre que houver contratação de qualquer serviço, é imprescindível a apresentação de 3 orçamentos. Normalmente a regra vale para valores que superem 10 salarios mínimos. Entretanto, recomenda-se que sempre seja feita esta pesquisa de mercado.  Solicitar as empresas contratadas a discriminação por data e hora dos serviços prestados, incluindo cada item oferecido. 

A Capes possui um programa de apoio a eventos no país, clique aqui para consultar os últimos editais. Acesse aqui as regras de prestação de contas da Capes. 

A Fapesp também possui, em fluxo contínuo, auxílio para organização de eventos científicos. Clique aqui para conhecer as regras de aplicação. 

6. Público-alvo;

7. Público estimado (vagas);

8. Local do evento (caso remoto ou híbrido, verificar infraestrutura de informática). Reservar com antecedência o espaço;

9. Palestrantes: Dependendo da natureza do evento, convidar palestrantes nacionais e interncionais. Contactar os palestrantes antes de realizar a solicitação do fomento. 

10. Atividades paralelas (Workshops, apresentação de trabalhos): 

11. Prazo de inscrições:

- Inscrições no evento;

- Inscrições de trabalhos científicos.

Obs. No caso de inscrições de trabalhos científicos, devem ser elaborados critérios claros de seleção dos trabalhos, indicação de uma comissão avaliativa com um presidente e elaboração de um instrumento de avaliação dos trabalhos submetidos. 

12. Divulgação;

13. Cadastro do evento no Sistema de informações de extensão (SIEX) - Unifesp:

- Para cadastrar um novo evento e autorizar a liberação do certificado dos participantes, clique aqui. Para cadastro no SIEX, será necessário inserir CPF ou número do passaporte do palestrantes convidados. 

- Para emissão de certificados dos participantes, clique aqui. Selecionar entre ouvinte e organizador após login no canto superior da página (este site também deverá ser utilizado pelos palestrantes e inscritos no evento).

14. Elaborar orientações para moderação das mesas.

15. Levantar mini currículo de apresentação dos palestrantes;

16. Solicitar que os coordenadores e secretários das mesas elaborem uma súmula de atividades para constar no relatório final do evento; 

17. Elaborar uma ficha de avaliação do evento:

Itens sugeridos de avaliação: Programação Científica; Palestrantes Exposição de Pôsteres; Instalações do Evento; Coffee Break; Divulgação; Secretaria. 

Assembleia: é a reunião em que delegações representativas de um grupo discutem temas de interesse dessa categoria.

Colóquio: esse tipo de atividade se diferencia das demais por ser mais informal, logo, coloquial. Normalmente é um encontro mais fechado a um grupo de pessoas especializadas a fim de prestar esclarecimentos sobre um tópico ou um ciclo de palestras.

Conferência: são caracterizados por serem reuniões com pessoas especialistas em determinado assunto, que visa a discussão de ideias, hipóteses, soluções e inovações em volta do tema central.

Congresso: profissionais de determinado setor que se encontram para discutir um tema bem específico, que é desenvolvido pelos palestrantes e demais participantes. Tem um tema “guarda-chuva”, que abrange diversos eixos temáticos complementares. Em um congresso pode haver muitos simpósios.

Datas comemorativas: com a finalidade principal de conscientizar a população sobre determinado tema e acerca de doenças além de homenagear profissionais. Podem-se usar as redes sociais para divulgação desses eventos, com conteúdos relevantes e humanização nas publicações.

Encontro: quando pessoas que participam da mesma categoria de área de atuação se encontram para discutir temas relevantes em suas áreas. Ou seja, essa discussão pode vir de uma necessidade de classe ou uma nova temática a ser debatida.

Exposição: pública de algum produto ou resultado de pesquisa a fim de divulgá-lo mais. Pode ocorrer em diferentes formatos e com diferentes aspectos (cultural, artístico, científico, industrial ou técnico).
Feira: difere-se da exposição por ter intuito mais comercial, exposto normalmente em stands, lembrando a feiras públicas.

Fórum: costumam ser encontros menos técnicos e com a intenção de engajar um público sobre algum problema. Os mediadores têm a função de incitar a manifestação de opiniões diferentes sobre o assunto em debate para que da reunião surjam novas ideias e sugestões para contornar, amenizar ou até mesmo solucionar o problema.

Jornada: podem ser considerados como “mini congressos”, ou seja, são organizados por sociedades responsáveis por uma área mais ampla de pesquisa técnica ou acadêmica, mas menores e mais regionais que os congressos. São encontros entre grupos profissionais que podem discutir e definir caminhos para norteá-los diante de suas profissões. Nelas os grupos levam temas a serem discutidos, para que possam encontrar uma solução como resultado. As jornadas podem durar algumas horas ou até dias.

Mesa-redonda: nelas acontecem debates entre especialistas que discutem um assunto comum. Enquanto isso, ela é conduzida por um moderador que apresenta especialistas, introduz ao assunto e medeia as perguntas. O público tem direito a fazer seus questionamentos e expor suas opiniões.

Painel: painéis acadêmicos são debates limitados a poucos especialistas de um mesmo tópico, com a presença de um moderador, nos quais não há espaço para a interação com perguntas do público, ou seja, é um modelo diferente de exposição. O painel é regido por um mediador.

Palestra: similar às conferências, no entanto, menos formal.

Plenária: similar a uma assembleia, porém, aborda apenas um tópico de discussão pelas autoridades da categoria.

Semana: organizado por entidades que representam uma categoria, no entanto, como indicado pelo nome, não dura apenas alguns dias, e sim uma semana inteira.

Seminário: é um gênero oral que consiste na exposição e no debate de ideias sobre algum tema em questão. A exposição, então, é feita a partir de um apresentador e de recursos audiovisuais que ele opta por utilizar como auxílio – sendo as apresentações em slides o mais comum. É divido em três momentos: a fase de exposição, a de discussão e a de conclusão.

Simpósio: reunião técnica e científica para debater determinado assunto; a modalidade costuma ocorrer em um único dia com foco total no assunto em questão; modelo de bate papo. O público tem a liberdade de fazer perguntas e expor seu ponto de vista, compartilhando ideias e gerando questionamentos.

Workshop: é igual a uma oficina. Aborda um tema bastante específico, mas com uma duração mais curta, geralmente de 6 a 8 horas de duração e são mais práticos.